Program „Budżetowanie” przeznaczony jest dla przedsiębiorstw zajmujących się planowaniem i budżetowaniem przychodów oraz wydatków związanych z realizacją określonych zadań. Wdrożenie programu „Budżetowanie” ma w szczególności ułatwić:
-
prognozowanie przychodów i wydatków w założonym horyzoncie czasowym
-
analizę kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa
-
kontrolę realizacji umów z kontrahentami
-
lepsze gospodarowanie środkami finansowymi
Program „Budżetowanie” umożliwia definiowanie dowolnych okresów czasowych, które mogą być dalej podzielone na mniejsze podokresy tzw. „kwanty”. Jednocześnie może funkcjonować w programie jeden plan bieżący oraz wiele planów przyszłych i wiele planów historycznych. W ramach planu całego przedsiębiorstwa definiować można budżety. Budżety definiowane są z uwzględnieniem hierarchii budżetowania funkcjonującej w danym przedsiębiorstwie. Do każdego budżetu przypisywać można komórki organizacyjne oraz poszczególnych pracowników. Program umożliwia definiowanie jednocześnie kilku wariantów budżetów na każdym poziomie. Funkcjonować mogą np. warianty budżetu: optymistyczny, pesymistyczny oraz realistyczny.
Dla każdego z pracowników można określić bardzo szczegółowo strukturę uprawnień, zarówno do poszczególnych funkcji programu jak i do poszczególnych budżetów. Zadania zgłaszane do poszczególnych budżetów mogą mieć określone priorytety ważności w skali od 0 do 9, gdzie 0 oznacza zadania najmniej ważne, a 9 zadania najważniejsze. Dzięki zastosowaniu kalkulatora jednostek, wartości dotyczące zadań mogą być wprowadzane do budżetu zarówno w walucie polskiej, w walucie zagranicznej jak i w jednostkach naturalnych, które automatycznie przeliczane są na złotówki.
Oprócz możliwości definiowania zadań i budżetów program umożliwia również definiowanie miejsc powstawania kosztów (MPK) oraz rodzajów kosztów.
Uwzględniając indywidualne potrzeby użytkownika możliwe jest grupowanie zadań, rodzajów kosztów oraz MPK w dowolne grupy tematyczne.
Dzięki za zastosowaniu w programie „Budżetowanie” współczynników zmian kosztów możliwe jest automatyczne generowanie nowego budżetu przedsiębiorstwa w oparciu o poprzednio wykonane plany budżetowe z uwzględnieniem zmian kosztów w przedsiębiorstwie. W znaczący sposób przyśpiesza to cały proces budżetowania dla kolejnych okresów czasowych.
Cykl budżetowania w programie można podzielić na następujące etapy:
-
Definiowanie danych podstawowych
-
Planowanie budżetu przedsiębiorstwa wraz z budżetami podrzędnymi
-
Wybór wariantu planu do wykonania
-
Wykonanie budżetu przedsiębiorstwa wraz z budżetami podrzędnymi
-
Analiza odchyleń pomiędzy planem, a wykonaniem
-
Zamkniecie wykonanego budżetu przedsiębiorstwa
-
Auto-generowanie nowego budżetu przedsiębiorstwa w oparciu o współczynniki zmian kosztów.
Planowanie budżetu przedsiębiorstwa oraz budżetów cząstkowych może odbywać się jednocześnie w oparciu o kilka kryteriów takich jak: zadanie, rodzaj kosztu oraz miejsce powstawania kosztu (MPK). Takie podejście umożliwia analizowanie danych budżetowych pod różnym kątem widzenia. Zarówno w fazie planowania, jak i w fazie wykonania możliwy jest wydruk standardowych raportów oraz prezentacji danych w formie wykresów dotyczących: poszczególnych budżetów, zadań, rodzajów kosztów i miejsc powstawania kosztów, jak również grup zadań, grup rodzajów kosztów i grup miejsc powstawania kosztów (MPK).
W celu szybszego wprowadzania danych wykonany został w programie standardowy interfejs do programów FK, z których dane mogą być pobierane i aktualizowane każdorazowo podczas uruchomienia programu lub też w dowolnie zdefiniowanych przez administratora systemu interwałach czasowych. Sposób powiązania danych budżetowych z zewnętrznym systemem FK można przedstawić w postaci następującego schematu:
W trakcie wykonywania budżetu program automatycznie podpowiada odchylenia kwotowe i procentowe oraz bilans dotyczący planowanych i wykonanych przychodów oraz wydatków. Wszystkie analizy dotyczą zarówno danego budżetu jak i budżetów w stosunku do niego podrzędnych.
Dzięki bezpośredniemu połączeniu z pakietem Microsoft Office wszystkie dane podstawowe oraz dane budżetowe można z poziomu użytkownika wyeksportować do Worda lub Excela w formie standardowych raportów i tam je dalej analizować.
|
